ЛУКОЙЛ первым среди нефтегазовых компаний запускает программу полного перехода на систему кадрового электронного документооборота (КЭДО). В ноябре и декабре в тестовом режиме она заработала в центральном аппарате ЛУКОЙЛа, ЛУКОЙЛ-Трансе и РИТЭКе. С начала 2023 года от бумажной волокиты поэтапно откажутся все подразделения Группы.
Зачем что-то менять?
Главная причина – принятые в конце 2021 года изменения в Трудовом кодексе РФ, предусматривающие, что все этапы взаимодействия работника с кадровой службой могут осуществляться исключительно в электронном виде, без дублирования на бумаге.
Дополнительным стимулом для Компании стала статистика: в прошлом году в ЛУКОЙЛе было оформлено около 800 тысяч кадровых документов. Больше половины из них – около 450 тысяч – дополнительные соглашения с работниками, а 130 тысяч бумажных заявлений касались предоставления очередного отпуска.
Прибавьте к этим цифрам потерянное время на сбор всех необходимых подписей, и картина получается удручающей.
Классический пример – оформление отпуска. Подписали у непосредственного начальника, побежали в кадры, завизировали – ждем, пока позовут ознакомиться с приказом. А там – обед. Если очень повезет, на «спринтерский забег» уйдет часа два. А можно собирать автографы два дня, особенно в период массовых отпусков или сезонных вспышек гриппа. И все это на фоне текущих рабочих задач, которые никто не отменял.
Автоматизация процесса позволит сократить это время до считанных минут. Причем вам даже не придется покидать свое рабочее место.
Законом предусмотрено два варианта цифровизации кадрового документооборота. Первый – подключение к единой цифровой платформе в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России». Второй – создать собственную информационную систему. ЛУКОЙЛ принял решение разработать свой алгоритм.
Как это работает?
Все очень просто. На внутрикорпоративном портале надо зайти в свой личный кабинет. В нем уже сейчас можно заполнять целый ряд кадровых документов. К этим сервисам добавляется система кадрового электронного документооборота, единая для всех организаций Группы.
Главная задача разработчиков состояла в том, чтобы обмен данными в системе осуществлялся автоматически. Именно такой подход позволяет оформлять документ, например, то самое заявление на отпуск, в два клика. Первый клик – ставим электронную подпись при загрузке заполненного шаблона в систему. Второй – электронной подписью подтверждаем, что ознакомились с приказом. Все промежуточные стадии прохождения документа участия его автора не требуют.
Отдельно следует сказать об электронной подписи. Будет использоваться два ее вида: усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) для работодателя и его представителей и усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) для всех остальных. Подпись работнику предоставляется работодателем бесплатно.
А если я не работаю за компьютером?
Более половины сотрудников Группы – рабочие, у которых нет учетной записи и почтового ящика в корпоративной системе. Эта категория нефтяников сможет подключиться к КЭДО с любого компьютера по направленной ссылке для входа в личный кабинет. Нужно будет ввести свой СНИЛС и табельный номер, а также код из СМС для подтверждения. Все уведомления о необходимости подписать кадровые документы также будут приходить в виде СМС на телефон.
В 2023 году у КЭДО появится мобильное приложение, что существенно упростит доступ к системе не только рабочим, которым не нужно будет вводить личные данные, но и менеджменту. Фактически все сотрудники ЛУКОЙЛа смогут формировать и подписывать кадровые документы удаленно.
В чем плюсы перехода?
Преимущества работы с электронными документами можно разделить на явные и неочевидные. Первая категория понятна: экономия времени, сил, нервов, бумаги, наконец. Вторая связана с защитой персональной информации. Цифровая подпись (кстати, ее можно использовать и для оформления сторонних электронных услуг) подтверждается кодом из СМС. Подписанные вами электронные кадровые документы хранятся в системе корпоративного электронного архива, что существенно снижает угрозу взлома. Кроме того, найти и распечатать необходимые файлы в электронном архиве не составляет труда. Система сама их группирует, а с момента запуска мобильного приложения документы всегда будут у вас под рукой. Это особенно важно в случае удаленной работы, или если документ требует срочного рассмотрения.
С чего начать?
Первый шаг – подписание Согласия на переход на КЭДО и дополнительного соглашения к трудовому договору с описанием обязанностей работника и работодателя. Эти два документа станут последними оформленными вами на бумаге. Привилегия утрачивается в момент увольнения: это заявление должно быть предоставлено только в бумажном виде.
Следующий шаг – подключиться к системе, доверив ей заниматься всеми организационными вопросами. Но главное – принять тот факт, что с механической работой машины справляются гораздо успешнее.
С внедрением современных электронных сервисов меняется и деловая культура, а стол, до потолка заваленный бумагами, уже является не показателем интенсивности процесса, а, скорее, безмолвным свидетелем постоянного аврала на работе.
Департамент информации
и корпоративных коммуникаций
ПАО «ЛУКОЙЛ»
Сергей Михеев,
начальник Департамента по работе с персоналом ПАО «ЛУКОЙЛ»:
– ЛУКОЙЛ – глобальная компания с многотысячным кадровым составом. И продолжать поддерживать бумажный документооборот равносильно использованию голубиной почты. Мы задались целью оптимизировать временные затраты сотрудников на стандартные операции, и сделали это. Как потом выяснилось, еще и первыми в ТЭК внедрили все самые современные технологии работы с кадровой документацией. Интеграция новой системы будет сопровождаться тщательным анализом всех пожеланий работников для последующего ее совершенствования. Хочу поблагодарить руководство Компании, которое поддержало идею перехода на КЭДО, соответствующую духу времени. Кстати, именно руководители первыми протестировали новый формат взаимодействия с кадровой службой и оценили преимущества электронного документооборота.
