Процесс внедрения электронных технологий находится на таком уровне развития, что цифровая техника сегодня окружает нас практически повсюду. Наш быт невозможно представить без мобильных телефонов, мы практически каждый день пользуемся интернетом. Вполне вероятно, и эти строки вы читаете не с бумажной, а электронной страницы газеты «СВ».
При современном подходе любая профессия в той или иной степени компьютеризируется, и нефтяная промышленность здесь не остается исключением. Нефтяники с автоматизированных рабочих мест управляют технологическими процессами, обрабатывают в электронных таблицах различные статистические данные, при помощи графических редакторов проектируют схемы сбора и подготовки углеводородного сырья. Всего здесь и не перечислить.
Для тех, кто работает над экономико-статистическими данными, вряд ли станет новостью, что такую работу удобно выполнять в программе Excel. Являясь приложением пакета Microsoft Office для операционной системы Windows, она имеет огромную популярность в мире. Нет, вы сейчас читаете не заказной материал, не «джинсу». Целью данной статьи является только лишь описание наиболее удачных приемов работы в упомянутой программе и некоторых других приложениях Microsoft Office.
Работники аппарата управления, инженерно-технический персонал промысла, диспетчеры цехов, операторы технологических установок большую часть рабочего времени проводят за компьютером. То же относится к коллективу «СВ», хорошо знакомому со многими продуктами корпорации Билла Гейтса. Можно долго и подробно разбирать функции программ Excel, Word или, например, почтовика Outlook. Но для этого не хватило бы и целой газеты, поэтому здесь рассмотрен будет только один, но неоспоримо действенный метод повышения эффективности в работе с упомянутыми и некоторыми другими программами. Речь пойдет о комбинациях клавиатурных клавиш, способных ускорить вашу работу перед монитором.
В ОБЩИХ ЧЕРТАХ, ИЛИ УБЕЙ МЫШЬ
Различные сочетания клавиш отчасти дублируют меню программ Microsoft Office и предназначены для снижения объема работы с компьютерной мышью. Пользуясь приемами, которые будут представлены ниже, вы будете меньше «клацать» по ячейкам, целиться в мелкие значки панели инструментов и контекстного меню.
Рассмотрим в качестве примера любой из популярных интернет-браузеров, о которых еще не было речи. Тем не менее они также заслуживают внимания в данном обзоре, ведь немало информации черпается нами из Сети.
Знаете ли вы, что создавать и закрывать вкладки браузера можно как при помощи мыши, щелкая соответственно на значки «+» и «х», так и путем нажатия клавиш Control+T и Control+W? Попробуйте, ведь эти действия чаще других выполняются при посещении интернет-ресурсов. Есть сомнения в целесообразности таких манипуляций на клавиатуре? Тогда обратимся к другому примеру. Перед тем как набрать искомую информацию в строке браузера, необходимо кликнуть по ней. А можно не отвлекаться на мышь, нажать Ctrl+L и, вуаля, все готово для поискового запроса. Согласитесь, работать без отрыва от клавиатуры быстрее и удобнее, даже если использовать всего четыре вышеуказанные комбинации клавиш. А ведь есть еще множество других сочетаний, стоящих изучения. Например, при помощи Ctrl + PageUp/Page Down можно переключаться между вкладками браузера. Забегая вперед, отметим, что этот прием действует и в Excel.
Если же вам все равно не хочется отрывать руку от мышки, то обратите внимание, не перенапрягается ли ваша кисть. Сменным работникам приходится на протяжении 11 часов обрабатывать за компьютером большие объемы информации. Возникает перенапряжение кисти, что без отдыха и гимнастики чревато суставными заболеваниями. Впрочем, не будем о врачебных «страшилках», обратимся к одному куда более позитивному факту из прошлого столетия. В конце восьмидесятых Apple проводила эксперименты над интерфейсами, оценивая эффективность использования мыши и клавиатуры как устройства ввода. По итогам исследований испытуемые утверждали, что на клавиатуре работается быстрее. И если верить рунету, не только в компании Стива Джобса это доказали.
ВСЕ ПОД КОНТРОЛЕМ
Как вы могли заметить, все рассмотренные выше примеры сочетают в себе клавишу Control (Ctrl). Ее легко найти – обычно она располагается в левом нижнем углу клавиатуры и дублируется в правой ее части.
Пожалуй, самые популярные функции, выполняемые при помощи кнопки Ctrl, – это «копировать/вставить» (Ctrl+C/V) и «отменить» (Ctrl+Z). Работает на всех продуктах Microsoft Office и «Проводнике» системы Windows. Рассмотрим некоторые другие возможности данной клавиши, применимые к Excel, Word и Outlook.
• Ctrl+S – сохранение данных в Excel и Outlook. Попробуйте выполнить такое важное действие нажатием двух близко расположенных клавиш. Это быстрее и удобнее прицеливания курсором мыши по маленькому значку дискеты.
• Ctrl+A – выделение всей области данных. Применимо для всех продуктов Microsoft Office. Чаще используется в Excel, где данной командой можно копировать все содержимое ячейки или листа книги, а также в сообщениях Outlook.
• В Excel, Outlook, Word и графических редакторах, в которых вы обычно просматриваете сканы документов, клавиша Ctrl взаимодействует с прокруткой колесика мыши. Этим приемом можно масштабировать вид документа. Таким образом, отпадает необходимость работы с мелким ползунком масштаба.
• Ctrl+F – в Excel и Word данная комбинация вызывает функцию «Найти». Она «соседствует» в одном окошке с функцией «Заменить», но для последней существует отдельное сочетание клавиш Ctrl+H.
• Ctrl+F в Outlook пересылает сообщения. А после нажатия Ctrl+R открывается окно ответного сообщения. Чуть более сложное Ctrl+Shift+R – это «ответить всем». Странным было бы не подсказать, как без помощи мыши можно отправить сообщение. Делается это «двухходовкой» Ctrl+Enter.
• Ctrl+P – вызов функции печати документа во всех программах Microsoft Office.
Это есть список базовых комбинаций с клавишей Ctrl, овладев которыми, вы наверняка почувствуете, что клавиатура – вовсе не простая электронная копия печатной машинки, а настоящее произведение программистского искусства.
ДА ПОМОГУТ НАМ ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ КЛАВИШИ
Если мы собственноручно вносим числовые данные в Excel (не копируя их откуда-либо), то делаем это с боковой цифровой клавиатуры. Здесь хотелось бы отметить один нюанс, знание которого оптимизирует подобный «ручной» труд.
Перемещение по ячейкам в Excel осуществляется через клавиши стрелок – главные клавиши в компьютерных играх. Но, возможно, не все знают, что сдвигаться вправо можно при помощи кнопки Tab. И так будет правильнее в ряде случаев.
К примеру, диспетчер принимает сводку по телефону и вносит данные в таблицу слева направо. Нажатие стрелки «вправо» требует частого отрыва руки от цифровой клавиатуры, что, в общем-то, неудобно. Эргономичнее будет перемещаться по ячейкам при помощи клавиши Tab, делая это левой рукой. И в конце текущей строки после нажатия Enter условному диспетчеру не нужно будет хвататься за мышку, чтобы уйти в начало новой строки. За него это сделает умница Excel.
Но тут возникает вопрос: где взять третью руку для телефона? Ответ: включить громкую связь, если позволяет обстановка, либо «ухватить» трубку между ухом и плечом. Посадка как у финансового брокера с Нью-Йоркской фондовой биржи, конечно, не слишком удобна, но, поверьте, так работается быстрее.
Разумеется, это лишь один из плюсов клавиши Tab. Она также взаимодействует со многими другими элементами клавиатуры: с ее помощью сподручно переключаться между вкладками и окнами (Alt+Tab; Ctrl+Tab), делая это в любом порядке (Alt+Shift+Tab; Ctrl+Shift+Tab). Разумеется, не только Ctrl и Tab способны облегчить ваш труд над электронными документами.
Разнообразие вспомогательных клавиш на компьютерной клавиатуре предоставляет нам огромный выбор альтернативных методов выполнения задач в офисных программах. Мы же коснулись только основных и самых популярных вариантов клавишных комбинаций, способных оптимизировать работу за ЭВМ. Надеемся, что все перечисленные советы заинтересуют читателя на более подробное изучение возможностей компьютера и поспособствуют росту эффективности его трудовой деятельности.
Линар ХАНИПОВ, начальник смены
Центрального диспетчерского управления ЛУКОЙЛ-Коми